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ISO y el sistema documental sanitario: una propuesta de taxonomía (II)

Antonio Íñiguez
Junio, 2005

Los estándares son declaraciones documentadas de lo que quiere ser logrado. En la primera parte de este capítulo ya los ubicamos dentro del sistema documental de una organización sanitaria y ahora intentamos clasificarlos para conseguir orden y uniformidad en su denominación.

En el cuadro pueden verse los diferentes estándares que podemos encontrar en un centro sanitario. Ya sabemos que junto a estos documentos se encuentran los registros y que ambos constituyen el núcleo de todo sistema documental. Los formatos de los documentos son libres así como el soporte en el que se editan. Hay que buscar siempre la simplicidad, no exenta del rigor necesario, y pensar siempre en los usuarios del documento. En la actualidad prolifera cantidad de software para la gestión electrónica de los documentos pero son pocos los programas que logran captar la diferencia entre un centro sanitario y una fábrica de ladrillos. En lo siguiente pondremos ejemplos de documentos sólo con carácter orientativo y por eso de que una imagen vale más que mil palabras.

Los estándares puede estar enfocados a la estructura, al proceso o a los resultados, y a su vez pueden pretender alcanzar logros administrativos ( o de gestión) o técnicos.

	Administrativos	Técnicos
Estructura	Manual de la Calidad	Descripción de puestos de trabajo
	Políticas de la Calidad	Especificaciones técnicas
	Planes de mejora
	Planes de formación
	Normativas legales o internas
Proceso		Algoritmos
		Vías clínicas
		Guías de práctica clínica
	Procedimientos administrativos	Procedimientos técnicos (clínicos)
		Protocolos
		Órdenes estandarizadas
Resultado	Contratos de gestión, Objetivos de la Calidad	Objetivos de procedimientos técnicos, vías, protocolos,...

Algunos de estos documentos no necesitan ningún tipo de aclaración. El Manual de la Calidad es un documento requerido por la ISO 9001 de gran importancia ya que refleja la estructura del SGC; más adelante iniciaremos la elaboración paso a paso de un manual tipo. Los planes de mejora de la calidad y de formación son documentos que además deben considerarse registros de actividades realizadas. Las normas legales son documentos externos, prescriptivos que deben estar revisados y a salvo de la obsolescencia y por supuesto difundidas e implementadas; también pueden declararse normas internas con carácter prescriptivo aunque nunca debe abusarse de ellas. Aquí puede ver un ejemplo tomado del proyecto USaid (web). Las Políticas son declaraciones de intenciones relativas a la calidad. Son como los caminos por los que debemos circular para alcanzar las metas; sólo en circunstancias excepcionales y justificadas abandonaremos estos caminos. Siempre que oigamos hablar de ellas debemos asociarlas inmediatamente a los procesos y objetivos de la calidad. Habrá una Política de la Calidad general, corporativa, declarada formalmente por la Dirección y que suele integrarse en el Manual de la Calidad, pero también habrá políticas más específicas para alguna meta o bien propias de un Departamento y que no necesitan ser declaradas por la Dirección sino por su responsable. Dentro de los estándares técnicos de estructura aquí puede ver un ejemplo de descripción de puesto de trabajo y otro de especificaciones, en este caso de un producto utilizado. Por cierto, habrá caído en la cuenta que las Normas ISO son especificaciones —como todas las normas— sobre la estructura para la calidad de una organización, pero de adopción voluntaria a diferencia de las normas legales que son de obligado cumplimiento.

Nos detendremos en la diferenciación entre los dos tipos de procedimientos y los protocolos. Los procedimientos administrativos son instrucciones de los pasos que cronológicamente hemos de realizar (proceder) en circunstancias específicas. Algunos procedimientos administrativos son de gran relevancia para la gestión del Sistema de la Calidad; son los que indican cómo proceder para el control de los documentos o de los registros ante una no conformidad o cómo se llevarán a cabo las acciones preventivas y correctoras para la calidad. Veremos estos procedimientos junto al Manual de la Calidad. Pero lo normal es que en un centro sanitario haya otros muchos procedimientos administrativos de los que aquí damos un ejemplo de uno que nos indica lo que debemos hacer en caso de detectar un error en la medicación. Comparando éste con un ejemplo de procedimiento técnico —implantación subcutánea de un contraceptivo hormonal— verá claramente la diferencia; como puede verse en el procedimiento técnico también se dan instrucciones paso a paso pero en esta ocasión se trata de aplicar un conocimiento técnico que no está al alcance de todos. Mientras que para seguir un procedimiento administrativo sólo hace falta recorrer los pasos indicados para cumplir un procedimiento téécnico hay que tener una preparación especfíca previa. Es frecuente que a los procedimientos técnicos de médicos y enfermeras se les llame también procedimientos clínicos. Tampoco debemos confundir estos últimos con los protocolos. Un procedimiento clínico podría referirse al sondaje vesical mientras que un protocolo del paciente sondado se referiría a los pasos que se seguirán para la atención de dicho paciente. Es muy frecuente que se mezclen ambos conceptos en un mismo documento produciéndose entonces abigarrados mamotretos de ardua lectura y difícil comprensión. Los protocolos van dirigidos a profesionales que son conocedores y han consensuado su contenido y por tanto han de ser meros recordatorios de las actividades. Y lo mismo hay que decir para las vías clínicas, las guías de práctica clínica, las órdenes estandarizadas o los algoritmos. No hay excusas para documentos complicados.

No hay mucho que decir de los estándares de resultados. Como habrá adivinado los más notorios son los contratos de gestión que suelen incluir los Objetivos de la Calidad. Estos objetivos, declarados de forma más general, suelen aparecer también ligados a las descripciones de procesos y de las políticas. Los objetivos técnicos que se quieren alcanzar con los procedimientos y protocolos también suelen incluirse en los contratos de gestión, se siguen en el cuadro de mandos y se informa periódicamente de ellos a todos los interesados.